1. Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день передаются секретарем директору учреждения.
2. Поручения руководства учреждения по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций. Резолюция может оформляться на отдельном листе, прилагается к обращению.
Резолюции присваивается регистрационный номер обращения с указанием даты ее подписания.
3. Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает директор учреждения. Данное решение оформляется в форме резолюции.
4. По обращению руководством учреждения принимается одно из следующих решений:
о рассмотрении обращения по существу в учреждении;
о направлении обращения на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;
об оставлении обращения без рассмотрения по существу;
о прекращении переписки;
о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения;
о принятии обращения к сведению.
5. Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти рабочих дней возвращаются заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.
6. Направление в государственные органы, организации обращений с сопроводительными письмами, ответов (уведомлений) заявителям осуществляется делопроизводителем на их почтовые адреса и посредством системы обращений.
7. Резолюции директора учреждения должны содержать четкие и конкретные указания исполнителю (исполнителям) о порядке рассмотрения обращения, направлении или подготовке ответа заявителю.
В случаях, когда резолюцией директора учреждения определено несколько исполнителей, лицом, ответственным за направление ответа либо подготовку заявителю ответа по существу, является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.
8. Рассмотрение по существу обращений, направленных в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией, может быть поставлено на контроль в учреждении по решению директора учреждения.
9. Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения исполнителями незамедлительно возвращаются секретарю.
10. Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается директором учреждения на основании заключений, подготовленных исполнителями в соответствии с их компетенцией.
Уведомление заявителю об оставлении обращения без рассмотрения по существу подписывается директором учреждения.
В случае оставления без рассмотрения обращения, поданного посредством системы обращений, уведомление заявителю об оставлении без рассмотрения обращения оформляется секретарем.
11. В случае получения заявления об отзыве заявителем обращения решение о прекращении рассмотрения принимается директором учреждения.
Секретарем возвращаются заявителю оригиналы документов, приложенных к обращению, с сопроводительным письмом.
12. Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается директором учреждения.
13. При рассмотрении обращений, поставленных на контроль в отделе по образованию, исполнении предписаний, в течение трех рабочих дней со дня рассмотрения обращения (исполнения предписания) необходимо направить в отдел по образованию информацию о результатах рассмотрения обращения (предписания) с отметкой об исполнителе. К информации прилагается копия ответа (информации) заявителю.
14. Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона.
Директором учреждения может устанавливаться сокращенный срок рассмотрения обращения.
Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10, 15 и 17 Закона.
15. Контрольный срок рассмотрения обращения – 15 дней. Директором учреждения может быть определен иной контрольный срок рассмотрения обращения.
16. В случае необходимости исполнитель до истечения пятнадцатидневного контрольного срока рассмотрения обращения сообщает о мотивах изменения контрольного срока директору учреждения. Информация об изменении контрольного срока рассмотрения обращения вносится делопроизводителем в журнал регистрации письменных обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
17. Срок рассмотрения обращения, определенный директором учреждения, может быть продлен по решению директора учреждения на основании письменного ходатайства исполнителя.
18. В случаях, предусмотренных частью второй пункта 3 статьи 17 Закона, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается директором учреждения на основании письменного ходатайства исполнителя, представленного за три рабочих дня до истечения одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращения.
К письменному ходатайству прилагаются проекты уведомления заявителю, сообщения государственным органам, организациям, у которых обращение находится на контроле, о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказание услуг) или сроках рассмотрения обращения по существу.
19. При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.
20. Повторные обращения признаются необоснованными, решения о прекращении с заявителем переписки, оставлении обращения без рассмотрения по существу принимается директором учреждения на основании заключений, подготовленных исполнителем. К заключению прилагается проект уведомления заявителю.
21. В случае, если повторное обращение поступило в учреждение из государственного органа, организации и поставлено им на контроль, исполнителем, ответственным за рассмотрение предыдущего обращения, подготавливается проект сообщения о том, что с заявителем прекращена переписка, с изложением сути ответа (уведомления) на предыдущее обращение по существу.
22. Исполнителями представляются директору учреждения проекты ответов заявителям, государственным органам, организациям, средствам массовой информации, у которых рассмотрение обращений находится на контроле, о результатах рассмотрения обращений, материалы, содержащие заключения по изложенным в обращениях доводам и обстоятельствам, с приложением подтверждающих документов, а также сведения о мерах, принятых по решению вопросов, изложенных в обоснованных обращениях.
23. Регистрация поступающих в учреждение ответов (уведомлений, информаций) по обращениям осуществляется секретарем путем проставления регистрационного штампа на оборотной стороне последней страницы ответа с указанием даты его поступления.
24. Письменные ответы (уведомления) заявителям на обращения, рассматриваемые учреждением, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям директора учреждения и подписываются директором учреждения.
25. Ответы в государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в учреждение с предписаниями, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям директора учреждения и подписываются директором учреждения.
26. Документы для визирования в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, представляются должностным лицам не позднее трех рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения, предписания, представления, поручения.
27. В ответах, направленных в государственные органы, организации, по находящимся на контроле обращениям и предписаниям указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.
28. Датой ответа заявителю является дата его подписания.
Подписывается два экземпляра ответа, второй экземпляр ответа остается в материалах по рассмотрению обращения.
В случае направления ответа на обращение посредством системы обращений изготавливается один экземпляр ответа заявителю, который остается в материалах по рассмотрению обращения.
29. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, возвращаются секретарю.
30. Ответу (уведомлению) на обращение присваивается регистрационный индекс обращения.
31. Письменные ответы (уведомления) на обращения, подписанные директором учреждения, направляются заявителям секретарем по реестру отправки корреспонденции простым почтовым отправлением, а также в электронном виде посредством системы обращений в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день (в пределах установленного законодательством срока для рассмотрения обращений).
32. Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний осуществляется секретарем.
33. Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на заместителей директора и директора учреждения.
34. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной или электронной форме, а также уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15, 17 и 21 Закона.
35. Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в учреждении, принимаются директором учреждения.
36. По результатам рассмотрения обращений, поставленных в учреждении на контроль, на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока – в сроки, установленные директором учреждения.
37. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителями своих обращений, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрении коллективных обращений с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения государственным органам, организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки) и отметка о выдаче предписания и его исполнении должны точно и своевременно отражены в в журнале регистрации письменных обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц секретарем.
Сведения о завершении процесса рассмотрения обращений отражаются секретарем в системе обращений.
38. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
Отметка об исполнении и направлении в дело обращений заявителей отражается секретарем в системе обращений и журнале регистрации письменных обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
В случае отзыва заявителем своего письменного обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения.
Отметка об отзыве заявителем электронного обращения отражается в системе обращений, а также в журнале регистрации письменных обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
